Strategi for en enklere arbeidshverdag

Hvordan kan en samhandlingsløsning best mulig forenkle de ansattes arbeidshverdag og effektivisere samhandlingen på tvers av organisasjonen? Itera utviklet strategien som ga svarene.

Utfordring

Gjensidige, et ledende nordisk skadeforsikringsselskap, har over 3000 ansatte. Høsten 2013 startet de en flytteprosess til nytt hovedkontor i Bjørvika. I de nye lokalene skulle det være papirløst, åpne kontorlandskap og fritt plassvalg. Dette ville medføre endringer i de ansattes arbeidshverdag. Gjensidige så at de trengte en god samhandlingsløsning for å forenkle og effektivisere hverdagen for de ansatte. Sentrale behov var støtte for dokument- og kunnskapsdeling, god søkefunksjonalitet, fleksibilitet og mobilitet samt støtte for bruk av smarttelefoner og nettbrett i tillegg til PCer.

Løsning

Itera fikk i oppdrag å gjennomføre et strategiprosjekt. Gjensidige hadde i forkant utarbeidet et overordnet målbilde og mandat for den nye løsningen. Gjensidige og Itera arbeidet tett sammen i prosjektperioden for å skape en sterk forankring til den nye samhandlingsløsningen i organisasjonen.

Prosjektet besto av oppstartsmøte, dybdeintervjuer, workshops, demonstrasjon av en fremtidig samhandlingsløsning og utarbeidelse av samhandlingsstrategi. Iteras prosjektgruppe gjorde også research, analyse og videre bearbeiding av alt innsamlet materiale.

Resultat

Itera leverte et komplett beslutningsgrunnlag med en overordnet realiseringsplan. Dette inneholdt funksjonelle krav til løsningen, målgruppebeskrivelse, analyse av brukerbehov og definering av målsetting med løsningen. Videre omfattet leveransen en beskrivelse av pilotprosjekt, forslag til governance-modell og organisering, kommunikasjonsplan og anbefalinger relatert til endringsledelse (kultur og atferdsendring) samt en plan for opplæring og innføring i organisasjonen.

Itera utfordret Gjensidiges eksisterende arbeidsformer, og gjorde ledere på ulike nivåer i stand til å drive endring. Itera skapte forståelse for endringsprosessen som helhet samt motivasjon gjennom en tydelig kommunikasjonsplan.

Itera - Make a difference