Office 365 - kommunikasjon om teknologi

Schibsted er et mediehus, med høye krav til deadlines og effektivitet. Det er derfor kritisk at de 4500 ansatte tar i mot den nye Office 365-løsningen på en god måte og er i stand til å bruke den effektivt fra dag én.

Utfordring

Schibsted Norge er i ferd med å implementere Microsoft Office 365 til sine 4500 ansatte. Ettersom Schibsted er et mediehus, med høye krav til deadlines og effektivitet vil det være kritisk at ansatte tar i mot løsningen på en god måte og er i stand til å bruke den effektivt fra dag én. Schibsted forstod at eventuelle hindringer ikke nødvendigvis ville handle om teknologi – men like gjerne om kommunikasjon.

Løsning

Itera tok utgangspunkt i målgruppen – brukerne – og deres forutsetninger og behov, og bygget en spesialtilpasset brukerveiledning for Schibsteds ansatte. Målsettingen var å skape mest mulig motivasjon og positiv innstilling, og minst mulig forvirring og usikkerhet hos ansatte knyttet til ny løsning.

All unødvendig informasjon ble kuttet vekk, i stedet fokuserte vi på å besvare spørsmålene hver enkelt vil ha:
Hva betyr dette for meg som ansatt? Hvordan skal jeg jobbe med den nye løsningen? Hvilke fordeler oppnår jeg? Hvorfor gjør vi dette? Hvorfor gjør vi det nå? Hvordan skal jeg forholde meg? Hvor kan jeg få hjelp hvis jeg trenger det? Er løsningen sikker? Informasjonen ble distribuert til alle avdelinger.

Resultat

Løsningen rulle ut fortløpende til alle virksomhetene i Schibsted. På forhånd har vi jobbet grundig med at kommunikasjonen skal nå frem til beslutningstagere, slik at informasjon ikke bare blir lest, men forstått. I forbindelse med selve overgangen til ny løsning kunne de ansatte følge en manual med enkle steg om hva de skulle gjøre for å ta i bruk løsningen med det samme.

«Iteras prosjektleder var hovedprosjektleder for innføring av Office 365 for Schibsted Konsern i Norge. Prosjektlederen hadde fokus på at både forankring med ledelsen og informasjon til brukerne i mottakerorganisasjon var kritiske suksesskriterier i et prosjekt som innebærer endring i brukernes mest sentrale kommunikasjonsverktøy. Itera leverte i tillegg en kommunikasjonspakke som ble benyttet til brukerne gjennom hele prosessen. Dette sørget for at vår kunde var godt forberedt på overgangen til ny plattform og e-post i «skyen». Konsekvensene av overgang til skyen for brukerne ble kommunisert på en konsis og ryddig måte og resultatet var en tilnærmet smertefri overgang til Office 365 for våre kunders brukere.»

Richard Killi, Daglig Leder, Schibsted-IT

Itera - Make a difference