Om at løse det virkelige problem

Man hanging up post-its on board. Photo.

"Den person, der kommer med den rigtige løsning på det forkerte problem, er farligere end den, der kommer med den forkerte løsning på det rigtige problem." (Peter F. Drucker)

Redigeret af: Anders Matre Gåsland og Jørgen Longem

 

Problem 

Forestil dig dette: Du ejer en kontorbygning, og lejerne klager over elevatoren. Den er gammel og langsom, og de skal vente meget. Mange lejere truer med at flytte, hvis du ikke løser problemet.

 

 

Problemformuleringer:

  1. Elevatoren er for langsom -> Gør elevatoren hurtigere (installer ny elevator, opgrader motoren, forbedrer algoritmen)
  2. Ventetiden er irriterende -> Gør ventetiden kortere (opsæt spejle, afspil musik, opsæt håndvask)
  3. Der er for mange mennesker der har brug for elevatoren på samme tid -> Spred forespørgslen (del folks frokostpauser for eksempel)

Man kan hurtigt identificere et par løsninger: udskift elevatoren, monter en større motor eller forbedre den algoritme, som elevatoren styres af. Disse forslag passer ind i, hvad forfatteren kalder en løsningsarena:

 

 

 

 

Når problemet bliver præsenteret for dem, der driver bygningen, kommer de med en meget mere elegant løsning: installer spejle i og omkring elevatoren. Denne enkle løsning viste sig yderst effektiv til at reducere antallet af klager. Folk glemmer tiden, fordi de får noget helt andet fascinerende at fokusere på: nemlig dem selv!

 

Spejlløsningen er et godt eksempel, fordi løsningen ikke er forbundet med selve problemet. Løsningen gør ikke elevatoren hurtigere, men tilbyder i stedet en alternativ måde at forstå problemet på.

 

Det er værd at bemærke, at den tidligere metode ikke nødvendigvis er forkert. Hvis du havde installeret en ny elevator, kunne du sandsynligvis løse noget af problemet. Pointen med dette er at vise, at der er flere måder at udfordre det originale problem på, for at se, om der er andre vinkler til en løsning.

 

Idéen om, at der er en løsning, der bedst passer til et problem, er vildledende, da problemer normalt har flere årsager og kan løses på flere måder.

 

Du kan også se på brugen af ​​elevatoren på forskellige tidspunkter af dagen. Måske har for mange mennesker brug for elevatoren på samme tid, og så kan det også opleves, at elevatoren tager for lang tid. Dette kunne løses ved at have forskellige frokosttider, så brugen spredes over forskellige tidspunkter.

 

 

 

 

Hvorfor er dette relevant?

De fleste af os ser sandsynligvis værdien af en ​​korrekt problemformulering. Lejlighedsvis ser vi, at det problem, som kunden beskæftigede sig med at løse, kunne have brug for en god dosis reformulering, før forespørgslen overhovedet gik ud.

 

En del af årsagen er, at vi har en tendens til at overkomplicere den analytiske proces. Mange eksisterende rammer - TRIZ, Six Sigma, Scrum og andre er meget omfattende. Brugt korrekt er de utroligt effektive, men kompleksiteten gør dem også for tidskrævende at arbejde med, til at passe ind i en almindelig arbejdsdag. Den situation, vi normalt befinder os i, når vi har brug for at diagnosticere problemer korrekt, er faktisk i hverdagens møder. I bund og grund har vi brug for værktøjer, der ikke kræver, at hele organisationen går på ugelange kurser for at mestre dem.

 

Pointen med reformulering er ikke at finde det "virkelige" problem, men i stedet for at se, om der er et mere passende problem at løse. Tanken om, at der er en enkelt kilde til et problem, er ofte vildledende. Problemet har normalt flere årsager, der kan løses på forskellige måder.

 

 

7 tips til at formulere mere effektive problemstillinger

 

1. Etabler legitimitet

Del denne artikel med de involverede. Brug elevator problemet som et eksempel.

 

2. Inviter outsidere til diskussion

Se efter mennesker, der forstår, men ikke er en del af din "verden". Vælg nogen der taler frit.

Forvent input, ikke løsninger. Når du henter folk udefra, skal du bede dem specifikt om at udfordre gruppens tænkning.

 

3. Få folks definitioner skriftligt

Punktum.

 

4. Spørg hvad der mangler

Spørg eksplicit, hvad der ikke er inkluderet eller nævnt i definitionerne.

 

5. Overvej flere kategorier

Bed folk om specifikt at identificere, hvilken problemkategori de mener, at gruppen står over for.

Er det et incitamentproblem?

Et forventningsproblem?

Et holdningsproblem?

Prøv derefter at foreslå andre kategorier.

 

6. Analyser positive undtagelser

Hvis du vil finde flere problemformuleringer, skal du se på tilfælde, hvor problemet ikke opstod. Spørg "hvad var anderledes med den situation?"

 

7. Udfordre hovedmålet

Hvad vil du opnå? Vær opmærksom på de involverede parters mål. Afklar først, og udfordre dem derefter.

 

Konklusioner

Dette er en lige så effektiv måde at udfordre problemer på, men det tager tid at implementere det. Det er vigtigt at minde teamet om at stole på processen. For optimal effekt skal dette kombineres med reel indsigt fra brugeren/kunden. Det er vigtigt at starte med en omformulering af problemstillingen, men man skal ikke sidde for længe før man går ud for at observere og skabe prototyper af ideer. Det er kombinationen af ​​disse to metoder, der gør den helt store forskel!

Kilde: https://hbr.org/2017/01/are-you-solving-the-right-problems