Tips til digitale møder og workshops

Tips til digitale møter og workshops

Mange har en lidt ny arbejdsdag nu, hvor flere mennesker arbejder hjemmefra. På samme tid ønsker man at levere som normalt. Hos Itera har vi stor erfaring med at arbejde på tværs af grænser, og i denne artikel vil vi dele nogle tip til, hvordan møder og workshops kan gennemføres digitalt.

 

Tjek dette blogindlæg for at lære mere om, hvordan vi lykkes med at arbejde i distribuerede teams.

 

Vi er ca. 550 medarbejdere fordelt på kontorer i Danmark, Norge, Sverige, Island, Slovakiet og Ukraine, og lige nu arbejder alle hjemme. Derudover arbejder vi også online med vore kunder, og det er ikke noget nyt under Corona. Vi er vant til dette, men nu er det alt andet lige intensiveret, også til nykundemøder. Vi er med andre ord vant til at arbejde på tværs af sprog, landegrænser og kontorer/hjemmefra.


Møder

Der er mange gode værktøjer til at holde hinanden ajour og gøre afklaringer i arbejdet. Nogle gange er det dog stadig en god ide at have et møde. Her er 10 mødetips, uanset hvad du arbejder på:

  1. Hav en klar intention, ønsket resultat og dagsorden for hvert møde.
  2. Planlæg et par minutter der vil gå til det tekniske hver gang.
  3. Hav din telefon i nærheden, så du kan ringe, hvis der opstår tekniske problemer.
  4. Sæt tid af til chats, der ikke nødvendigvis er direkte relateret til arbejde.
  5. Hør lidt oftere end normalt, om der er spørgsmål eller feedback vedrørende mødet, eller tag en "runde om bordet"
  6. Brug video når det er muligt, også selvom dit hjemmekontor er rodet, og du ikke har fået håret klippet endnu, gør evt. din baggrund personlig eller slør den (i Teams)
  7. Bliv enige om, hvem der gør hvad i fremtiden, og hvornår i skal mødes igen.
  8. Lav et skriftligt resume af mødet, og del det et sted, i er enige om hvor skal være.
  9. Prøv at lav så meget arbejde som muligt uden for møderne.
  10. Hvis du har støjproblemer: Sluk for mikrofonen, når du ikke taler. 

Workshops

Her er udvalgte tips til afholdelse af eksterne workshops:

  1. Del intentionen, ønsket resultat og en fleksibel dagsorden for alle deltagere inden workshoppen
  2. Har du oplysninger, som man kan læse på forhånd eller andre små opgaver, så del også disse, gerne direkte i Teams, eksempelvis OneNote direkte i Teams
  3. Sørg for, at alle har det, de har brug for, inden du starter, en fungerende mikrofon, kamera, evt. biblioteker på intranet, teamskanaler osv.
  4. Hav en klar facilitatorrolle, og allier dig med nogen, der noterer og tager nødvendige skærmbilleder undervejs.
  5. Afsæt tid til at gennemgå hver aktivitet, og arbejd ofte individuelt eller i mindre grupper
  6. Gennemgå og opsummer efter hver aktivitet.
  7. Hold workshops korte, og uddel opgaver, der kan laves uden for workshoppen, og fortsæt derefter i en ny workshop, hvis det er nødvendigt.


Du/I er sikkert allerede godt i gang med onlinemøder, workshops, 1-1 møder og chat, men er du/I strukturerede, og har i de rette værktøjer? Det er jo som nævnt ikke nyt at arbejde online, men specielt Coronakrisen har sat ekstremt fokus på det, og Vi hos Itera har allerede hjulpet flere virksomheder med at komme på den rette platform, Microsoft Teams. MEN, det er ikke ”bare” at rulle Teams ud, vi skal sammen have styr på governance, rette licenser, dokumentation m.m.. Når det er nævnt, så har vi bl.a. rullet teams ud til en organisation med 900 medarbejdere på under et døgn fra den endelige beslutning blev taget. Naturligvis var alle de basale ting iorden.

Kontakt os for en snak om hvordan vi konkret kan hjælpe jer. Dette er kommet for at blive.

henrik-solver

Tag kontakt til henrik.solver@itera.dk!