Slik lykkes du med distribuerte team

Kristian Redi 2

Mange nordmenn jobber i disse tider hjemmefra, og rådene om hvordan man kan ha en effektiv jobbhverdag hjemme er mange. Men hvordan jobber man effektivt i team som ikke sitter sammen, og kanskje på tvers av land?

 

Skrevet av Kristian Redi, Head of Technology Itera Bergen

 

I Itera har vi over ti års erfaring med distribuerte team gjennom vår leveransemodell, og i dette blogginnlegget deler jeg hvordan vi får til å jobbe effektivt selv om vi ikke sitter sammen. Dette er skrevet med tanke på at vi jobber med kollegaer i andre land, men tipsene kan være fine for alle hjemmearbeidere i disse dager.


Ha lav terskel for å ta kontakt


Terskelen bør være lav for å ta kontakt med kollegaer for små avklaringer. Det hjelper på både produktiviteten og ikke minst samholdet.


Ofte vil man følge prosjekt- og utviklingsmetodikker med faste møter hvor agendaen er gitt, men ikke glem de små diskusjonene man pleier å ha én til én over en kaffekopp, enten det er med kollegaer du vanligvis ser på kontoret, eller de man oftest ser via et kamera.
 

Vær ekstra transparente


Tips og triks fra hjemmekontorguruer innebærer ofte at man skal oppføre seg som om man er på kontoret, og ikke la seg distrahere av ting i hjemmet. Vel så viktig er det å opprettholde de prosjektrutinene man har hatt tidligere, samt utvide det til å gjøre arbeidet man utfører ekstra transparent for kollegaene.


Dette er enkelt for utviklings- og testoppgaver som ofte har sin plass på et sprint- eller kanban-brett, men tenk også om mer operasjonelle oppgaver kan vises, om så bare ved å dele kalenderen din. For utviklere er det rutine med daily standups – noe vi ser også har blitt en mer vanlig praksis utenfor utviklingsavdelingene hos flere av kundene våre, nå som hjemmekontor har blitt standarden.
 

Ha god kvalitet på verktøyene


Når det kommer til kommunikasjon så finnes det et hav av alternativer. Det viktigste er at man har god kvalitet på lyden, og at man fasiliteter for å kunne gjennomføre møter og samtaler effektivt, uten unødvendig tidsbruk med fikling av tilkoblinger eller mikrofoner og kamera. I Itera benytter vi både Microsoft Teams og Slack hyppig. Sistnevnte blir primært brukt til chat og de små ad-hoc-samtalene.


Dersom noe skal avklares, som har påvirkning på prosjektet eller prosjektdeltagerne er det viktig å dokumentere dette, både for informasjonsdeling, men også for å kunne se tilbake senere.


Mailtråder vil fort bli uoversiktlig, og gjør det vanskelig å invitere folk til å se historikk, så bruk heller delte filområder som OneDrive, Confluence eller annet som passer inn i bedriftens portefølje og lisensieringspolicy.

La alle parter være involvert i det store bildet


Nå er det ikke alltid at prosjekter går på skinner, men de gode prosjektene starter alltid med god planlegging.
La alle involverte parter få innsikt i det store bildet, og ikke kun de oppgavene de er tilegnet. La de forstå hva som styrer planen, det være seg funksjonalitet, leveranselovnader, budsjettrammer osv. Da kan også alle bidra med å komme med bedre løsninger.


Uansett hva som styrer planen, så vær flinke til å avgrense arbeidet, enten ved å definere MVP-er, delmål eller KPI-er. Og involver hele teamet.
 

Råd og tips for hybride, distribuerte teams

Kanskje blir virksomheten din nødt til å spe på med kompetanse utenfra, kanskje fra et annet land i løpet av denne perioden, og ved hjelp av enkle grep kan man gjøre denne prosessen nærmest sømløs.

Ingen «oss og dem»


Det første man bør gjøre når man skal i gang med et distribuert team er å gå bort fra tankegangen om «oss og dem». Dette kan være en utfordrende øvelse du må minne deg selv på med jevne mellomrom, men i teorien er ikke dette annerledes fra å få flere nye kollegaer på én gang.


Har du gode rutiner for onboarding lar dette seg fint overføre til et distribuert team, hvis ikke, kan dette være et godt tidspunkt å etablere dette til bruk for ansettelser også lokalt.


Generelt er vårt oppsett slik at vi har én person onsite, og et team på 4-8 personer distribuert (i vårt tilfelle sitter disse i Kiev i Ukraina eller Bratislava i Slovakia). Personen som er onsite bidrar gjerne til etablering av nye rutiner, så vel som revidering av eksisterende.

Ressurser fra andre land - nearshoring


Når du skal sette sammen teamet vil en modell som nearshoring gi den luksusen at du kan tilpasse slik at det passer inn i selskapets roadmap og strategier. Ikke minst kan man tilpasse til selskapets eksisterende utviklingsavdeling, da IT-markedet i for eksempel Ukraina er betydelig større enn i Norge. Finn den balansen mellom senioritet og ungt pågangsmot som passer oppgavene og arbeidsmiljøet.


Kort tid etter oppstart vil teamet ha fått den domenekunnskapen som trengs for å bli produktive, og vil gli inn som en naturlig del av resten av utviklerne.


En regel det er greit å følge er at hvis det avholdes møter med utviklingsavdelingen, inkluder alle, uansett hvor de sitter. Hviskeleken kan være gøy som en sosial aktivitet, men den egner seg dårlig som kommunikasjonsform i en bedrift.

Pass på at konsulenter kjenner virksomheten de jobber for


I våre prosjekter gjør vi det distribuerte teamet kjent med virksomheten de jobber for, og vice versa. Vi har stort sett alltid åpne dører på demoer som kjøres, slik at alle ledd i bedriften kan delta, bli kjent med folkene og se hva som produseres.


Virksomheter har alltid en historie, om hvordan de ble stiftet og hvordan de har kommet dit de er i dag. Ofte forklarer det identiteten til virksomheten, og hvorfor man går i den retningen man går. La alle tilskudd få en innføring i selskapets historie – og inviter samtidig de ansatte på det lokale kontoret til å delta i historietimen!

Vi håper disse tipsene var nyttige, og at de gjør arbeidshverdagen litt enklere i disse tider. Ta gjerne kontakt hvis du vil lære mer om vår distribuerte leveransemodell!

Kristian Redi liten

Kristian Redi, Head of Technology Itera Bergen

kristian.rismo.redi@itera.no