Tips til digitale møter og workshops

Tips til digitale møter og workshops

Mange har litt ny arbeidshverdag nå som flere jobber hjemmefra. Samtidig ønsker man å levere som normalt. I Itera har vi lang erfaring med å jobbe på tvers av landegrenser, og her vil jeg dele noen tips om hvordan møter og workshops kan gjennomføres digitalt.

 

Sjekk ut dette blogginnlegget for å lære mer om hvordan vi lykkes med å jobbe i distribuerte team.


Jeg er til daglig ansvarlig designer hos et av teamene i Gjensidige, en av Iteras største kunder. Tipsene i denne blogposten er inspirert av dokumentasjon jeg har skrevet der for hvordan vi i teamet jobber med design på tvers av land og språk.


Møter

Det finnes mange gode verktøy for å holde hverandre oppdatert og gjøre avklaringer. Av og til er det allikevel greiest å ha et møte. Her er 10 møtetips, uansett hva du jobber med:

  1. Ha klart hensikt, ønsket resultat og agenda for hvert møte.
  2. Planlegg for at et par minutter vil gå med til det tekniske, hver gang.
  3. Ha telefonen i nærheten så dere kan ringe hvis tekniske problemer hoper seg opp.
  4. Gi tid til prat som ikke nødvendigvis er direkte knyttet til jobb, som torsdagsmiddagstips eller hva som helst.
  5. Hør kanskje litt oftere enn vanlig om det er spørsmål eller tilbakemeldinger, eventuelt ta en “runde rundt bordet”
  6. Bruk video når det er mulig, selv om hjemmekontoret er rotete eller du ikke har fått gredd håret enda.
  7. Bli enige om hvem som gjør hva fremover, og når dere eventuelt møtes igjen. 
  8. Oppsummer møtet skriftlig og del det et sted dere er enige om.
  9. Forsøk å gjøre så mye arbeid som mulig utenfor møtene.
  10. Hvis dere har problemer med støy: Skru av mikrofonen når du ikke snakker.

 

Workshops

Når vi har kjørt workshops med deltakere på ulike lokasjoner, har vi brukt Miro som verktøy. Verktøyet kan brukes i nettleseren og gir deg en gratis startpakke som hjelper langt på vei!

Her er mine tips for å gjennomføre eksterne workshops:

  1. Del hensikt, ønsket resultat og en fleksibel agenda til alle deltagere før workshop
  2. Har dere informasjon man kan lese i forkant eller andre små oppgaver, del også disse
  3. Forsikre deg om at alle har det de trenger før dere starter. Det vil si tilgang til for eksempel Slack-kanaler, tilgang til Miro, en fungerende mikrofon etc.
  4. Ha en tydelig fasilitator-rolle, og allier deg med noen som tar notater og nødvendige skjermbilder underveis.
  5. Sett av tid til å gå igjennom hver aktivitet, og jobb gjerne individuelt eller i mindre grupper
  6. Gå igjennom og oppsummer etter hver aktivitet.
  7. Hold workshopene korte, og del oppgaver mellom dere som kan gjøres utenfor workshop, og så fortsett i ny workshop om nødvendig.

Å holde "remote” workshops er et omfattende tema. Håndboken «The definite Guide to Facilitating Remote workshops» laget av Mural, vil gi deg masse nyttig info uansett hvilket verktøy du bruker .

Jeg håper tipsene var nyttige, og at du får noen vellykkede møter og workshops hjemmefra i tiden som kommer!



IMG_8026

Marthe Trygg Solberg, UX og interaksjonsdesigner i Itera.

marthe.trygg.solberg@itera.no